Brevdokumenter

Universitetet anvender en række A4-skabeloner, der er beregnet til at udskrive på fortrykt brevpapir eller vedhæfte en e-mail.

KU brevdokumenter

Wordskabeloner på KU-pc

Du finder skabelonerne via "KU"-fanen i Words værktøjsbjælke, som skal være installeret på alle KU-ansattes pc'er. Hvis du ikke har en "KU"-fane i din værktøjslinje i Word, skal du kontakte din it-support for at få den såkaldte "FileUpdater" installeret. Derefter vil skabelonerne automatisk og løbende blive opdateret på din pc.

Wordskabeloner på KU-mac

Hvis du har en KU-mac, kan samtlige KU Word-skabeloner installeres med at gå ind på "Mac Self Service" under "Office Templates". KU skabelonerne kan også downloades fra KUnet (intranet). Hvis du kopierer KU skabelon-mappen til Office-skabeloner mappen på din mac-harddisk (/Library/Application Support/Microsoft/Office365/User Content/Templates), har du adgang til skabelonerne direkte fra Word. Disse "flade" word-skabeloner er ikke koblet op til din KU-brugeridentitet. Det vil sige, at du selv skal tilføje dit navn, KU-enhedsnavn og adresseinformation.

Skabeloner til mange formål

Der findes A4-brevpapirskabeloner til breve, mødeindkaldelse, mødereferat, ledelsesforklæde, sagsfremstilling, sagsnotat, faxforside, følgeskrivelse og pressemeddelelse.

Opsætning

Alle A4-dokumenterne er opdelt i en indholdsspalte i venstre side og en smal spalte med afsenderoplysninger i højre side.

Logoer

Der må ikke optræde andre logoer på universitetets brevpapir end KU-logoet.

Skrifttyper

De anvendte skrifter i dokumenterne er Times New Roman (i navnetræk og indhold) og Arial (adresseoplysninger). Typografien er defineret i skabelonerne og må ikke ændres.

Navnetræk

Øverst til venstre står navnetrækket, som angiver enhed (fx fakultet eller institut). I fællesadministrationen og ved tværgående projekter optræder udelukkende universitetsnavnet i navnetrækket.

Afsenderoplysninger

Højre side af dokumenterne under logoet er forbeholdt afsenderoplysninger. Under afsenderoplysningerne er der mulighed for at benytte et fritekstfelt til særlige oplysninger samt at anføre filnavn. 

Dokumenttekst

Dokumentteksten begynder under den vandrette streg, og dokumentet udfyldes med de relevante overskrifter og ledetekster, som er defineret i skabelonerne.

Du finder introduktionsvideo og vejledninger til skabelonsystemet under KU-fanen/Hjælp i Word.

Fortrykte brevark

Der findes fortrykte brevpapirark med KU-logoet. Du finder information om bestilling i Medarbejderguiden (intranet).

Brug altid fortrykt brevpapir

Hvis du skal sende et brev med posten, skal du slå visning af grafikelementer fra udskrive på fortrykt brevpapir. Du må ikke sende et brev, du har udskrevet med logo fra en printer. Det skyldes blandt andet, at logostregen skal gå til kant og at logofarven og papirkvaliteten altid skal være den samme.

Vedhæftning i e-mail

Hvis du vil vedhæfte fx et brev i en e-mail, bør du først lave en pdf af dokumentet. Det sikrer, at modtageren får den rigtige opsætning samt at logofarven fremstår så korrekt som muligt.